Organisme de formation : inscriptions, promotions et relances sous contrôle.
Les demandes d'inscription arrivent par trois canaux, les listes de présence circulent, et la relance part quand il est déjà trop tard. Xone360 réunit les candidatures, les promotions et le suivi des sessions dans un seul outil, installé sur votre serveur.
Vos promotions ne devraient pas vivre dans un tableur.
Un candidat appelle, vous ouvrez trois fichiers pour savoir où il en est. Une session approche, il reste des places, et la relance part après la date. Chaque étape refaite à la main coûte du temps, et parfois une promotion qui démarre à moitié remplie.
Des candidats qui attendent
Le dossier arrive, il attend sa réponse. Sans suivi visible, la personne obtient une réponse ailleurs, et votre fichier ne signale jamais le moment précis où elle est partie.
Des places mal réparties
Les inscriptions arrivent par message, par téléphone et sur papier. Personne ne sait exactement combien de places restent, ni à quel moment fermer une session trop demandée.
Des présences à reconstituer
Les feuilles de présence circulent, puis se perdent. En fin de session, le secrétariat reconstitue les listes à la main pour préparer les attestations et répondre aux demandes.
Un seul outil pour toute la saison de formation.
Xone360 réunit les candidatures, les promotions, les présences et les relances dans une seule interface. Le responsable voit l'état de chaque session, le commercial sait qui relancer, et le secrétariat prépare les attestations sans reconstituer les listes. Tout part de la même information.
Chaque promotion, de la première place à la dernière
Une session affiche ses dates, sa salle, son formateur et son effectif. Les places occupées et les places libres se lisent sans ouvrir un fichier ni compter deux fois.
L'état des inscriptions est visible d'un seul regard : ouvert, presque complet, complet. Le secrétariat sait quoi relancer avant que la date de démarrage n'arrive.
Les présences et les attestations restent rattachées à la promotion concernée. Rien à recopier, rien à retrouver en fin de parcours.
- Inscriptions suivies, de la demande à la validation
- Relances envoyées automatiquement aux candidats
- Présences et attestations liées à chaque session
- Installation en 2 à 4 jours, par l'équipe Xone360
Trois étapes, sans ralentir les inscriptions.
Aucune étape ne vous demande d'interrompre l'accueil des candidats. L'équipe Xone360 prépare le terrain, puis votre équipe reprend la main dès la session en cours.
Installation
L'équipe Xone360 installe Xone360 sur votre serveur, importe vos candidats, vos promotions et vos sessions, puis règle les messages de relance. L'opération dure 2 à 4 jours, et vos inscriptions continuent normalement.
Utilisation
Le secrétariat enregistre les demandes, valide les dossiers et pointe les présences depuis un poste unique. Le responsable suit le remplissage de chaque session sans réclamer de tableau à personne d'autre.
Évolution
Vous activez un module quand le besoin apparaît : documents, facturation, messages automatiques. Les informations déjà enregistrées sont réutilisées telles quelles, sans reprise à la main.
Ce que ça change pour vos sessions.
Une saison de formation se pilote avec des chiffres à jour. Voilà ce que votre équipe cesse de faire à la main dès la première semaine.
Un calendrier lisible
Chaque promotion affiche ses dates, sa salle et son formateur. Les chevauchements se repèrent avant de devenir un problème, et la saison entière tient sur un écran.
Des relances qui partent
Un candidat sans réponse est repéré, puis relancé au bon moment. Plus de liste à refaire le dimanche soir, plus de message oublié parce que la journée a été longue.
Un dossier candidat complet
Pièces reçues, réponses envoyées et échanges restent sur la même fiche. Le secrétariat ne reconstitue plus le parcours d'un candidat à chaque appel entrant.
Des présences fiables
La liste d'une session se pointe en quelques minutes, puis reste consultable. Les attestations se préparent sur des données exactes, sans feuille à saisir deux fois.
Une équipe alignée
Responsable pédagogique, commercial et secrétariat consultent la même information, au même moment. Les envois de fichiers entre services disparaissent, avec les versions contradictoires.
Des données maîtrisées
Tout tourne sur votre serveur, chez vous. Vous décidez qui voit quoi, et vous exportez l'ensemble de vos données quand vous le souhaitez, sans demander d'autorisation.
De la demande d'inscription à la certification
Une inscription n'est pas un clic isolé : dossier à vérifier, pièce manquante, rappel, présence, évaluation, attestation. Xone360 tient toute cette chaîne, du premier message reçu jusqu'au document remis en fin de parcours.
Des candidats relancés
Chaque demande suit son chemin : dossier reçu, pièce attendue, réponse à envoyer. La file de relance se remplit d'elle-même, et personne n'attend trois semaines pour avoir des nouvelles.
Des présences suivies
Les présences se saisissent une fois par session, depuis la liste de la promotion. Les absences apparaissent aussitôt, et l'historique reste consultable longtemps après la formation.
Des sessions remplies
Le remplissage de chaque session se lit d'un coup d'œil. Quand une date traîne, vous relancez les candidats intéressés avant d'ouvrir la session à d'autres profils.
Un outil installé chez vous.
Plus de 200 clients dans le monde, répartis dans 8 pays, utilisent Xone360 depuis plus de 6 ans. L'installation est réalisée par l'équipe Xone360, la licence est unique, et les mises à jour sont comprises.
Une licence unique
Xone360 s'achète une seule fois. Aucun abonnement, aucun paiement en ligne, aucune échéance mensuelle : la licence repose sur votre propre serveur, et elle reste la vôtre.
Installation par l'équipe Xone360
L'équipe Xone360 installe tout en 2 à 4 jours : configuration du serveur, import de vos candidats et de vos sessions, réglage des relances, puis formation du secrétariat. De votre côté, vous ouvrez l'accès.
Mises à jour comprises
Les nouveautés arrivent sans supplément, directement sur votre installation. Aucune migration à préparer, aucune reprise de données à refaire au moment du passage à la version suivante.
Pour celles et ceux qui remplissent les salles.
Une session se remplit grâce à plusieurs métiers. Xone360 leur donne la même information, chacun depuis son poste, sans attendre le point du lundi.
Responsables pédagogiques
Vous suivez le calendrier, les effectifs et les présences de chaque promotion. Vous préparez la session suivante avec des chiffres à jour, pas avec une estimation recopiée.
Commercial de la formation
Vous savez quels candidats relancer, à quelle étape ils en sont et ce qui manque dans leur dossier. Votre suivi tient sur un écran, plus sur un carnet et une liste de numéros.
Secrétariat
Vous enregistrez les demandes, vous envoyez les confirmations et vous préparez les attestations. Les listes de présence ne sont plus recopiées à la main à la fin de chaque session.
La même session, gérée de deux façons.
D'un côté, des messages dispersés, une liste d'émargement qui circule et des relances oubliées. De l'autre, un parcours complet, visible de bout en bout, qui se met à jour à chaque étape. La différence se lit dans le taux de remplissage et dans les soirées rattrapées.
| Critère | Avant, fichiers séparés | Avec Xone360 |
|---|---|---|
| Dossier candidat | Pièces éparpillées entre messages et papier | Tout rangé sur une seule fiche |
| Remplissage des sessions | Compté à la main, souvent trop tard | Visible en temps réel, session par session |
| Relances | Oubliées quand la charge augmente | Envoyées automatiquement |
| Présences | Feuille de papier qui circule | Liste pointée puis archivée |
| Attestations | Reconstituées en fin de session | Préparées sur des présences exactes |
| Coût | Outils multiples à maintenir | Licence unique, mises à jour comprises |
Six modules pour vos promotions.
Chaque module répond à une tâche concrète du suivi des inscriptions. Ils se branchent les uns après les autres, sans reprendre ce qui existe déjà, et chacun peut être activé séparément.
Candidatures & contacts
Chaque candidat a sa fiche, avec ses pièces, ses réponses et son historique. La recherche se fait par nom, par session ou par date, sans ouvrir plusieurs fichiers à la fois.
Promotions & sessions
Calendrier, salle, formateur et effectif se lisent au même endroit. Les places occupées et les places libres sont visibles sans compter deux fois ni interroger un collègue.
Présences & attestations
La liste se pointe pendant la session, les absences sont enregistrées, et l'attestation se génère sur des données exactes. Le parcours complet reste consultable après coup.
Messages & relances
Confirmations, rappels et relances partent selon des modèles préparés une seule fois. Chaque candidat reçoit le bon message au bon moment, sans recherche dans la boîte de réception.
Documents & évaluations
Supports remis, pièces attendues et résultats se rangent à la bonne session. Tout reste rattaché à la promotion concernée, et rien ne traîne dans un dossier général.
Automatisations
Environ 90 % des tâches répétitives peuvent être automatisées : validations, relances, envois de documents, rappels de pièces manquantes. Le traitement tourne pendant que vous préparez la session.
Un organisme de formation remplit ses sessions sans relancer à la main
Le contexte
Organisme de formation professionnelle, basé en France, avec six sessions ouvertes dans l'année et un secrétariat de deux personnes.
Le problème
Les demandes d'inscription arrivaient par messages et par téléphone, les relances étaient oubliées, et les feuilles de présence circulaient jusqu'à disparaître.
La solution Xone360
Xone360 a réuni les candidatures, les promotions et les présences dans un seul outil, installé sur le serveur de l'organisme. Chaque session suit son propre calendrier.
Tout ce qu'il faut savoir.
Vos promotions, remplies et suivies.
Une démo de 30 minutes suffit pour voir Xone360 sur vos propres sessions. Sans engagement, et sans paiement en ligne. Vous repartez avec une idée claire de ce que ça change dans le suivi des inscriptions.
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