Un organisme de formation qui suit chaque session
À Nantes, un organisme suivait ses inscriptions dans un tableur et sa messagerie. Depuis l'installation de Xone360, chaque stagiaire reste visible de la première demande au diplôme.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Brevia Formation est un organisme de formation continue basé à Nantes. Il emploie vingt-huit personnes, dont six formateurs intervenants, et accueille près de mille deux cents stagiaires par an en langues, en sécurité et en bureautique.
Les demandes d'inscription arrivent par téléphone, par courriel et sur une feuille déposée à l'accueil. Le secrétariat, composé de trois personnes, tient un tableur partagé, envoie les listes d'émargement aux formateurs et rappelle les stagiaires avant chaque session.
Ce qui bloquait au quotidien
Trois canaux signifiaient trois saisies. Le même stagiaire apparaissait parfois deux fois, avec deux dates différentes, et personne ne savait qui l'avait rappelé ni ce qui lui avait été promis. Retrouver un ancien dossier demandait des minutes de recherche dans un fichier au nom obscur.
Des sessions ont démarré avec des places libres alors que des candidats attendaient une réponse. Les formateurs recevaient leur liste la veille, parfois incomplète. Le secrétariat passait ses journées à reprendre des informations plutôt qu'à préparer les formations.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Installation sur le serveur de l'organisme
L'équipe Xone360 a installé la licence unique sur le VPS de l'organisme en trois jours, puis a repris les listes de stagiaires des trois dernières années depuis le tableur. Cet outil tourne chez plus de 200 clients dans huit pays. Les huit personnes concernées ont été formées sur leurs propres dossiers.
Formulaires d'inscription
Un formulaire d'inscription en ligne remplit directement le dossier : coordonnées, session demandée, pièces à fournir, employeur le cas échéant. Le secrétariat ne ressaisit plus la même information, et les relances de pièces manquantes partent seules.
Étapes de session
Chaque session suit ses étapes : candidature, confirmation, liste d'émargement, évaluation, certification. Le responsable de programme voit d'un coup d'œil les places pourvues, les dossiers incomplets et les candidats à rappeler cette semaine.
Rappels automatisés
Un courriel de rappel part avant la formation, le matin de la formation et après l'évaluation. Près de 90 % des tâches de suivi sont automatisées dans l'organisme ; l'équipe ne vérifie plus que la liste des envois.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Temps consacré aux inscriptions
La reprise des dossiers du lundi est passée de deux jours à une demi-journée.
Sessions remplies
Le taux de remplissage a doublé en un an grâce aux rappels automatiques.
Gagnées chaque semaine
Le secrétariat récupère quatre heures par semaine, consacrées aux appels aux stagiaires.
Dossiers suivis de bout en bout
Chaque candidat reste visible de la première demande jusqu'à la remise du diplôme.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« On sait enfin qui a appelé quel stagiaire et à quelle date. Les listes sont prêtes le lundi matin, sans fouiller dans les courriels. »
Sophie Meunier Responsable des inscriptions, Nantes
Le même parcours chez vous.
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