Cinq procédures à suivre chez vous.
Les cinq guides de Xone360 sont écrits pour être exécutés pendant le travail, pas lus d'une traite. Chacun annonce une durée, donne trois points à vérifier avant de commencer, puis une suite d'étapes numérotées. Vous les ouvrez avec vos propres dossiers, à votre rythme, sans adresse à laisser ni rendez-vous à prendre.
Un guide, c'est quoi exactement ?
Une page qui décrit une tâche précise, dans l'ordre où on la fait, avec le temps qu'elle demande. Rien de plus, rien de moins.
Une durée annoncée
Chaque guide indique le temps à prévoir, entre quarante-cinq minutes et une heure. Vous savez ainsi si vous pouvez le commencer avant une réunion ou le garder pour un moment calme.
Un encadré de préparation
Trois points à contrôler avant la première étape : l'état de vos fichiers, la liste des personnes concernées et les informations que vous voulez retrouver en priorité.
Cinq à sept étapes
Chaque étape porte un titre, un texte court et ses points à vérifier. On termine une étape, puis on passe à la suivante, sans revenir en arrière ni sauter de ligne.
Le bon guide pour votre étape.
Les cinq textes couvrent les moments qui reviennent avant toute mise en route. Choisissez celui qui ressemble à votre situation d'aujourd'hui, pas le premier de la liste.
Ce qu'un guide prépare, et ce qu'il ne prépare pas.
Un texte écrit à l'avance a des limites. Les connaître évite de lui demander ce qu'il ne peut pas faire.
Ce que le guide fait bien
Il donne l'ordre des opérations. Vous savez quoi ouvrir en premier, quoi vérifier ensuite et dans quel cas vous êtes allé trop vite. C'est le même ordre que celui suivi par l'équipe qui installe Xone360 chez vous.
Il sert aussi de document interne. Quand une personne nouvelle rejoint l'équipe, elle relit la procédure au lieu de poser les mêmes questions à son voisin pendant deux semaines.
- Des étapes rangées dans l'ordre réel du travail
- Des points à cocher avant d'avancer
- Un texte réutilisable pour une nouvelle recrue
Ce que la démonstration ajoute
Le guide ne connaît pas vos colonnes, vos habitudes ni vos exceptions. Il décrit le cas le plus fréquent, celui que l'on retrouve dans la majorité des organisations qui démarrent.
Une démonstration de trente minutes, en visio, sert justement à confronter la procédure à votre cas. Vous montrez vos fichiers, on répond à vos questions précises, et vous repartez avec les deux ou trois points qui changent chez vous.
- Vos propres dossiers ouverts à l'écran
- Des réponses écrites, pas des promesses
- Une suite claire : installer, former, puis corriger
Xone360 existe depuis plus de six ans. Il est édité par XpertNET, agence spécialisée en prospection B2B et communication depuis 2003, en automatisation depuis 2018 et en intelligence artificielle depuis 2024. La licence est unique et installée sur votre serveur en 2 à 4 jours ouvrés. Près de 90 % des tâches du quotidien y sont automatisées, et plus de 200 clients s'en servent déjà en Tunisie, au Maroc, en France, en Suisse, en Belgique, au Luxembourg, à Dubaï et au Canada.
Comment utiliser un guide.
Le guide se travaille devant l'écran, avec l'outil ouvert à côté. Quatre habitudes suffisent pour en tirer quelque chose.
Choisissez par les titres
Ne lisez d'abord que les cinq titres. Celui qui décrit votre situation de départ est le bon point de départ, même s'il ne figure pas en tête de liste.
Faites l'encadré du début
Les trois points de préparation évitent la moitié des erreurs. Ils prennent dix minutes et se font avant d'ouvrir l'outil, jamais pendant qu'on travaille dedans.
Avancez une étape à la fois
Une étape terminée, ses points vérifiés, puis la suivante. Si une étape ne s'applique pas à vous, passez-la et notez en marge la raison pour laquelle vous l'avez sautée.
Gardez le guide ouvert
Après la première mise en route, le guide sert de mémoire. On y revient quand une nouvelle personne arrive ou quand une étape du début a été oubliée.
Une heure de guide, puis trente minutes ensemble.
En visio, avec vos propres dossiers à l'écran, pour vérifier que les étapes correspondent bien à votre fonctionnement.
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