Cabinet de santé : vos patients suivis, vos rendez-vous tenus.
Xone360 remet de l'ordre dans la partie administrative de votre cabinet. Agenda, contacts, rappels et documents sont réunis dans un seul outil, installé sur votre serveur. Vos praticiens gardent leurs habitudes, et le secrétariat y gagne des heures chaque semaine.
L'organisation du cabinet ne tient pas sur un cahier.
Entre l'agenda du secrétariat, les fiches papier, les messages téléphoniques et les relances à faire, l'information circule de travers. Chaque oubli se paie par un créneau vide, par un rappel qui part trop tard, ou par un dossier à reprendre une fois le cabinet fermé.
Des créneaux qui se perdent
Une annulation, un déplacement, un rendez-vous déplacé au téléphone. Sans agenda partagé, le créneau reste libre, et personne ne s'en aperçoit avant la fin de la journée.
Des rappels oubliés
Le rappel se fait à la volée entre deux patients. Il part trop tard, ou il ne part pas du tout. Le secrétariat le refait de mémoire, et la journée commence avec un trou.
Des dossiers incomplets
Coordonnées à vérifier, documents manquants, échanges notés sur une note adhésive. Les informations s'accumulent et le rattrapage se fait le soir, quand l'accueil est déjà fermé.
Un seul outil pour toute la vie du cabinet.
Xone360 réunit l'agenda, les contacts, les messages et le suivi administratif dans une seule interface. Le secrétariat lit la journée en un écran, les praticiens consultent leur planning, et les rappels partent selon les règles que vous avez définies. Rien à ressaisir d'un fichier à l'autre.
Le secrétariat voit tout, en un écran
La journée s'affiche par praticien, par salle et par heure. Un rendez-vous déplacé se répercute aussitôt chez les autres utilisateurs du cabinet.
L'état de chaque rendez-vous est lisible d'un coup d'œil : confirmé, à relancer, ou libre. Le secrétariat sait qui appeler avant même d'ouvrir un fichier.
Le tout reste chez vous, sur votre serveur. Vous décidez qui accède à quoi, praticien par praticien.
- Agenda partagé entre praticiens et salles
- Rappels envoyés avant chaque rendez-vous
- Fiches et documents rangés au même endroit
- Installation en 2 à 4 jours, par l'équipe Xone360
Trois étapes, sans fermer le cabinet.
Aucune étape ne vous demande d'arrêter l'accueil ni de changer vos habitudes. L'équipe Xone360 prépare le terrain, puis votre secrétariat reprend la main dès le premier jour.
Installation
L'équipe Xone360 installe Xone360 sur votre serveur, importe vos contacts et votre agenda, puis règle les messages de rappel selon vos habitudes. L'opération dure 2 à 4 jours, sans interrompre l'activité du cabinet.
Utilisation
Le secrétariat gère les rendez-vous, les relances et les dossiers depuis un poste unique. Les praticiens consultent leur planning. Les écrans parlent le vocabulaire du cabinet, pas celui de l'informatique.
Évolution
Vous ajoutez un module quand le besoin se présente : courriers, facturation, messages automatiques. Les informations déjà enregistrées sont réutilisées telles quelles, sans nouvelle saisie.
Ce que ça change au quotidien.
Moins d'administratif, plus de temps pour l'accueil. Les premiers effets se voient dès la première semaine d'utilisation.
Un agenda fiable
Les annulations et les déplacements se répercutent aussitôt sur le planning commun. Plus de créneau oublié, plus de salle réservée deux fois au même moment.
Moins d'oublis
Les rappels partent seuls avant chaque rendez-vous. Le secrétariat n'a plus de liste à refaire le soir, et plus personne ne dépend de la mémoire de quelqu'un d'autre.
Un dossier à jour
Coordonnées, documents reçus et échanges restent rangés sur la même fiche. Fini les informations recopiées à la main dans plusieurs endroits différents.
Un accueil plus calme
La journée est lisible avant même l'ouverture : qui arrive, à quelle heure, dans quelle salle. L'équipe prépare ce qui doit l'être et évite les demandes de dernière minute.
Une équipe qui se parle moins
Praticiens et secrétariat consultent la même information, au même moment. Les messages oraux, les notes adhésives et les rappels répétés au téléphone perdent leur raison d'être.
Des données maîtrisées
Tout tourne sur votre serveur, chez vous. Vous décidez qui voit quoi, et vous pouvez exporter l'ensemble de vos données quand vous le souhaitez.
Le lien patient ne s'arrête pas à la salle d'attente
Le rendez-vous est donné, la personne rentre chez elle. Le suivi administratif, lui, continue : un rappel pour la prochaine visite, un document à transmettre, un message d'organisation. Xone360 tient cette suite sans que personne n'ait à y penser.
Rappels automatiques
Avant chaque rendez-vous, un message part tout seul, selon le délai que vous avez choisi. Les oublis reculent et les créneaux se remplissent avec une régularité que l'on peut lire dans l'agenda.
Des dossiers à jour
Chaque passage complète la fiche : coordonnées, pièces reçues, échanges du secrétariat. Le cabinet travaille sur des informations fiables, sans reconstituer le puzzle à chaque appel.
Un suivi après le passage
Un message de rappel, une pièce à renvoyer, une prochaine séance à replacer. La suite se prépare pendant que vous recevez, et le secrétariat ne part pas de zéro.
Trois garanties simples à retenir.
Xone360 existe depuis plus de 6 ans et compte plus de 200 clients dans le monde, répartis dans 8 pays. Le logiciel s'installe chez vous, l'équipe Xone360 s'occupe de tout, et les mises à jour sont comprises dans la licence.
Une licence unique
Xone360 s'achète une seule fois. Aucun abonnement, aucun paiement en ligne, aucune échéance mensuelle : la licence est installée sur votre propre VPS, et elle reste la vôtre pour de bon.
Installation par l'équipe Xone360
L'équipe Xone360 réalise tout en 2 à 4 jours : configuration du serveur, import de vos contacts et de votre agenda, réglage des rappels, puis formation du secrétariat. De votre côté, il suffit d'ouvrir l'accès.
Mises à jour comprises
Chaque fonctionnalité ajoutée arrive sans supplément. Votre installation est mise à jour sur place, sans migration ni reprise de données à refaire par-dessus.
Pensé pour ceux qui font tourner le cabinet.
Le cabinet n'appartient pas qu'aux praticiens. Ceux qui organisent la journée sont aussi ceux qui remarquent le plus vite ce qui manque dans le suivi.
Praticiens
Vous consultez votre planning depuis votre poste, sans appeler le secrétariat. Une annulation apparaît aussitôt, et votre journée reste lisible jusqu'au dernier rendez-vous.
Secrétariat médical
Vous centralisez les appels, les créneaux et les relances sur un seul écran. Vous savez qui contacter, sans ouvrir trois fichiers ni refaire une liste à la main.
Structures de bien-être
Centres pluridisciplinaires, salles de soins, cours collectifs : vous gérez les intervenants, les salles et les inscriptions aux activités dans le même outil qu'ailleurs.
Le même cabinet, organisé de deux façons.
D'un côté, un agenda papier, des messages notés au dos d'une fiche et des relances oubliées. De l'autre, une information unique, visible par toute l'équipe, qui se met à jour toute seule. La différence se mesure en créneaux remplis et en soirées rattrapées.
| Critère | Avant, fichiers séparés | Avec Xone360 |
|---|---|---|
| Agenda du jour | Tenu à la main, parfois à double | Partagé et mis à jour en direct |
| Rappels | Oubliés quand la journée est chargée | Envoyés automatiquement |
| Fiches et documents | Éparpillés entre papier et poste | Rangés sur une seule fiche |
| Relances du secrétariat | Liste refaite chaque soir | File de relance prête à l'emploi |
| Salles et praticiens | Vérifiés un par un au téléphone | Vue d'ensemble sur une seule ligne |
| Coût | Outils multiples à maintenir | Licence unique, mises à jour comprises |
Six modules pour le suivi du cabinet.
Chaque module répond à une tâche concrète du secrétariat. Ils se branchent les uns après les autres, sans reprendre ce qui existe déjà, et chacun peut être activé séparément.
Agenda & rendez-vous
Vue par praticien, par salle ou par jour. Les créneaux se bloquent seuls, les annulations se répercutent, et la semaine se lit d'un seul regard.
Fiches & contacts
Une fiche par personne, avec ses coordonnées, ses documents et son historique administratif. La recherche s'appuie sur un nom, un numéro ou une date.
Rappels & messages
Un message part avant le rendez-vous, à l'heure que vous choisissez. Les modèles se rédigent une fois, puis ils tournent sans intervention.
Courriers & documents
Lettres, courriels et pièces jointes se retrouvent depuis la fiche concernée. Plus rien à chercher dans un dossier de l'ordinateur ou dans une boîte de réception.
Facturation
Les règlements sont rattachés à la bonne fiche, sans double saisie. Le secrétariat repère les situations en attente et prépare les documents utiles.
Automatisations
Environ 90 % des tâches répétitives peuvent être automatisées : relances, rappels, validations, envoi de documents. Le traitement tourne pendant que vous recevez.
Une clinique dentaire remplit ses créneaux et ne perd plus un rappel
Le contexte
Clinique dentaire de 4 praticiens, basée en France, avec un secrétariat de deux personnes et trois salles de soins.
Le problème
L'agenda était tenu sur un tableur, les rappels partaient à la main, et les créneaux annulés restaient vides sans que personne ne les relance.
La solution Xone360
Xone360 a regroupé l'agenda, les contacts et les rappels dans un seul outil, installé sur le serveur de la clinique. Le secrétariat suit la journée depuis un seul écran.
Tout ce qu'il faut savoir.
Votre cabinet, enfin organisé.
Une démo de 30 minutes suffit pour voir Xone360 sur vos propres rendez-vous. Sans engagement, et sans paiement en ligne. Vous repartez avec une idée claire de ce que ça change au secrétariat.
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