Migrer depuis un tableur vers Xone360
Un tableur finit toujours par devenir trop grand. Les colonnes se multiplient, deux personnes écrivent dans le même fichier et personne ne sait plus quelle ligne fait foi. Ce guide décrit la reprise de ces lignes dans Xone360 : ce qu'on prépare, ce qu'on exporte, ce qu'on contrôle ensuite. Comptez quarante-cinq minutes pour la préparation, puis une courte pause le temps du contrôle.
Trois points à régler avant la première étape.
Ces vérifications se font en dix minutes, une fois pour toutes. Une information manquante au départ se rattrape mal au milieu du travail.
- Un seul fichier de référence : choisissez celui qui fait foi dans votre équipe et annoncez-le avant de commencer, pour que personne ne continue à travailler ailleurs.
- La liste des colonnes dont vous avez réellement besoin : écrivez leurs noms sur une feuille, elle servira de modèle lors de la reprise et évitera d'importer du vide.
- Une sauvegarde du tableur datée et rangée dans un dossier à part, afin de pouvoir revenir en arrière sans discussion si le résultat ne vous convient pas.
Les étapes à suivre, dans l'ordre.
Une seule étape à la fois. Vous la terminez, vous cochez ses points, puis vous passez à la suivante sans revenir en arrière.
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01
Faire l'inventaire des colonnes
Ouvrez votre tableur et notez chaque colonne : nom du client, contact, téléphone, date du dernier échange, montant, état du dossier. Vous verrez vite les colonnes vides ou celles qui n'ont jamais servi depuis leur création. Séparez ensuite celles qui décrivent un contact de celles qui décrivent une affaire en cours. Ce tri prend un quart d'heure et décide de tout le reste, puisqu'il fixe ce que vous allez reprendre et ce que vous allez abandonner.
Points à vérifier- Les colonnes consultées chaque semaine
- Les colonnes vides depuis plus d'un an
- Une répartition claire entre contacts et affaires
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02
Nettoyer les lignes avant l'export
Supprimez les lignes entièrement vides, puis recherchez les doublons par nom de client et par adresse électronique. Un même client inscrit deux fois se retrouvera avec deux historiques séparés, et il faudra les fusionner à la main plus tard, quand les données seront déjà dans l'outil. Corrigez aussi les écarts d'écriture : majuscule oubliée, espace en trop, abréviation employée par une seule personne. Faites ce ménage sur une copie du fichier, jamais sur l'original.
Points à vérifier- Les doublons repérés avant l'export
- Les adresses complétées et uniformisées
- Une copie de travail conservée à part
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03
Ranger les colonnes dans l'ordre utile
Placez les colonnes dans l'ordre où vous voulez les retrouver ensuite : les informations essentielles en premier, les notes et observations à la fin. Renommez les en-têtes avec des mots simples, sans abréviation, car ces noms deviendront les champs de votre futur suivi. Évitez surtout les noms en double : deux colonnes appelées de la même façon ne seront pas reprises correctement, et l'une des deux sera perdue.
Points à vérifier- Des en-têtes courts et sans abréviation
- Aucun nom de colonne en double
- Les champs indispensables placés en tête
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04
Exporter le fichier au format attendu
Enregistrez une copie du tableur sous forme de table, un fichier texte où chaque ligne est séparée de la suivante. Vérifiez que les dates se lisent sans ambiguïté et que les nombres ne contiennent pas de caractère parasite. Ouvrez ensuite ce fichier avec un éditeur de texte et regardez les dix premières lignes à froid. Si elles se lisent proprement et si les colonnes restent alignées, l'import a toutes les chances de réussir du premier coup.
Points à vérifier- Les dates lisibles sans ambiguïté
- Les nombres exempts de caractère parasite
- Les dix premières lignes relues à froid
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05
Importer d'abord un petit lot
Reprenez vingt lignes, pas deux mille. Ce premier lot permet de contrôler la correspondance des colonnes avant d'engager l'ensemble du fichier. Repérez les champs mal remplis, les dates inversées et les informations écrasées par un champ voisin. Cette halte de dix minutes évite de relancer un import complet et de trier ensuite les conséquences dans l'outil, une ligne après l'autre.
Points à vérifier- Vingt lignes reprises et ouvertes
- La correspondance des colonnes contrôlée
- Les erreurs corrigées avant la suite
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06
Importer le reste puis contrôler au hasard
Lancez la reprise du fichier complet, puis piochez une cinquantaine de lignes au hasard dans l'outil et comparez-les au tableur, champ par champ. Signalez les écarts tant qu'ils sont peu nombreux et restent faciles à corriger. Une fois le contrôle terminé, gardez l'ancien fichier en lecture seule pendant un mois. Il reste la référence en cas de doute, et personne ne peut le modifier par inadvertance pendant cette période.
Points à vérifier- Une cinquantaine de lignes comparées
- Les écarts notés puis corrigés
- L'ancien fichier verrouillé en lecture seule
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07
Couper net avec l'ancien tableur
Arrive un moment où deux outils vivent en parallèle et où chacun hésite le matin sur celui qu'il doit ouvrir. Fixez une date de coupure, annoncez-la à l'équipe, puis retirez le tableur du dossier partagé. Il reste consultable en lecture seule pour ceux qui en ont besoin. À partir de ce jour, toute nouvelle information est saisie dans Xone360, sans exception, même pour un client pressé qui demande un renseignement en deux minutes.
Points à vérifier- Une date de coupure annoncée à l'avance
- Le tableur retiré du dossier partagé
- Aucune saisie faite à deux endroits ensuite
Les quatre autres guides.
Vérifiez la procédure sur vos propres dossiers.
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