Une ETI qui consolide trois sites en un tableau
À Clermont-Ferrand, un groupe de cent vingt collaborateurs consultait trois tableurs différents. Depuis Xone360, la direction lit chaque lundi un chiffre unique, du carnet de commandes aux absences.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Le groupe Vallon Équipement fabrique des appareils de manutention légers. Cent vingt collaborateurs travaillent sur trois sites : l'usine de Riom, l'entrepôt de Cournon et le bureau commercial de Lyon. Chacun possédait ses fichiers, ses habitudes et son vocabulaire.
Le lundi matin, la direction financière recevait trois fichiers différents et les recopiait dans un quatrième. Le commercial ignorait ce qui était réellement disponible en stock, la production apprenait avec retard les départs annoncés par Lyon, et l'administratif recalculait les heures de son côté.
Ce qui bloquait au quotidien
Les chiffres n'étaient jamais tout à fait les mêmes d'un fichier à l'autre. Une commande passée à Lyon apparaissait dans la production la semaine suivante, et un délai annoncé au client dépendait du tableur consulté. Chaque rapprochement demandait des heures de vérification.
Trois réunions de coordination par semaine servaient surtout à comparer des versions. Les décisions attendaient le consolidé, qui arrivait parfois le mercredi. Les responsables de site passaient plus de temps à préparer des tableaux qu'à piloter leur équipe.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Une installation pour les trois sites
L'équipe Xone360 a installé la licence unique sur le VPS du groupe en quatre jours, puis a ouvert un accès par site avec des droits adaptés à chaque fonction. Les trois fichiers de référence ont été repris dans une base commune.
Des définitions partagées
Les commandes, les livraisons, les stocks et les heures suivent les mêmes règles partout. Une commande saisie à Lyon est visible à Riom le jour même, sans export ni copie. Les responsables de site parlent de la même ligne et s'accordent plus vite.
Un tableau de direction
Chaque lundi, la direction ouvre un tableau unique : carnet de commandes, avancement de production, absences et retards. Les trois sites y figurent côte à côte, sur la même période et avec les mêmes comparaisons que la semaine précédente.
Des rappels automatiques
Les alertes de retard, de dépassement de stock et d'absence partent seules aux bonnes personnes. Près de 90 % des tâches de rapprochement sont automatisées ; l'équipe financière ne consolide plus les fichiers à la main.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Temps de consolidation
Le tableau de direction est prêt le lundi à huit heures, au lieu du mercredi après-midi.
Sites suivis dans un seul fichier
Les trois sites partagent la même base, sans export intermédiaire ni version personnelle.
Pour repérer un écart
Un écart de stock est signalé dans la journée au lieu d'être découvert à la clôture mensuelle.
Commandes visibles des trois sites
Chaque commande saisie dans un site figure immédiatement dans la consolidation de direction.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Le lundi matin, on ouvre un seul tableau. Les trois sites s'y reconnaissent, et la discussion porte sur les décisions plutôt que sur les chiffres. »
Damien Roussel Directeur administratif et financier, Clermont-Ferrand
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