Un cabinet de conseil qui protège son temps de mission
Quinze consultants répartis sur une trentaine de missions, chacun avec ses notes, ses courriers et ses rappels à faire. Xone360 réunit les missions, les propositions et les relances dans un suivi unique, installé en trois jours sur le serveur du cabinet.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Le cabinet accompagne des directions dans l'organisation de leurs services : analyse des méthodes de travail, refonte des processus, mise en place de nouveaux outils. Il compte quinze consultants, une assistante et deux associés, avec des missions de trois à neuf mois. Chaque mission est gérée par l'associé qui l'a signée, sans calendrier partagé avec le reste du cabinet.
Chaque consultant note ses échanges dans son carnet et rédige ses courriers dans son traitement de texte. Les propositions partent en pièce jointe, sans date de réponse attendue. L'associé fait le point une fois par semaine, en demandant à chacun ce qu'il en est de ses dossiers et de ses relances en attente.
Ce qui bloquait au quotidien
Une proposition envoyée le mois dernier était parfois oubliée deux semaines plus tard. Le cabinet relançait au hasard, ou pas du tout, et les missions repartaient ailleurs sans que personne ne sache pourquoi. Les comptes rendus de mission vivaient dans des dossiers personnels, difficiles à retrouver au moment du bilan.
La conséquence se mesurait en heures de réunion. Les associés passaient chaque semaine une réunion de coordination à reconstituer l'avancement des missions, et les consultants y consacraient du temps qu'ils auraient passé sur le terrain. Aucun tableau commun n'indiquait les propositions en attente, les relances à faire et les missions prêtes à démarrer.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Missions et propositions au même endroit
L'équipe Xone360 a repris les missions en cours, les clients et les propositions envoyées depuis les dossiers du cabinet. La licence a été installée sur le serveur du cabinet, et la reprise a pris deux jours.
Étapes de proposition
Chaque proposition porte sa date d'envoi, sa date de réponse attendue et son état. Dès qu'une semaine passe sans nouvelle, le dossier remonte dans la liste du responsable, avec l'historique du courrier.
Relances préparées à l'avance
La relance part le lendemain du dépassement de date, avec le texte choisi par le cabinet. Le consultant valide, complète et envoie, sans repartir de zéro ni chercher le courrier d'origine.
Formation sur les missions en cours
Les quinze consultants et l'assistante ont travaillé en une demi-journée sur leurs propres dossiers. Les étapes, les modèles de courrier et les rôles ont été réglés ensuite avec les deux associés.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Réunions plus courtes
Le point du lundi part de la liste des missions, au lieu d'une heure passée à reconstituer les avancements.
Propositions datées
Chaque proposition porte sa date, son état et sa dernière relance, du courrier initial jusqu'à la réponse.
Relances parties à temps
Les dossiers en attente remontent seuls dans la liste du jour, sans dépendre de la mémoire de chacun.
Pour démarrer une mission
Les comptes rendus, les pièces et les échanges du dossier sont réunis avant le premier rendez-vous.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Nous avons supprimé la réunion du lundi qui servait à savoir où nous en étions. Les missions, les propositions et les relances sont sur la même liste, chacun la consulte le matin. »
Antoine Berthier Associé, cabinet de conseil (Lyon)
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