Un bureau d'études qui ne perd plus les candidats
À Bordeaux, un bureau d'études recevait des centaines de candidatures traitées dans une messagerie dédiée. Depuis Xone360, chaque profil reste suivi de la première offre à la première mission.
L'organisation avant le projet.
Situation de départ
Aquitaine Ingénierie conçoit des études techniques pour l'industrie et la construction. Quarante-cinq salariés, dont quinze ingénieurs, travaillent au bureau et sur les chantiers. L'entreprise recrute en continu : alternants, ingénieurs juniors et chefs de projet au rythme des marchés.
Les candidatures arrivent par la plateforme d'offres, par courriel et par recommandation. Une chargée de recrutement les classe dans un tableur, envoie les convocations depuis sa messagerie et transmet un tableau aux responsables. Après l'embauche, le suivi repose sur un rappel manuel.
Ce qui bloquait au quotidien
Des candidats sérieux attendaient trois semaines sans nouvelles et relançaient eux-mêmes. D'autres passaient deux entretiens sans que le second responsable soit prévenu. Le tableur indiquait un statut, pas la date du dernier échange ni la personne appelée à agir.
Après la signature, l'intégration dépendait de la mémoire : carte d'accès, matériel, tuteur, visite de l'atelier. Des arrivées ont eu lieu sans poste préparé ni tuteur désigné. Le service des ressources humaines relançait des gens au lieu de préparer les parcours.
Ce qui a été installé.
Découpage en étapes, sur l'infrastructure du client, avec les équipes formées sur leurs propres dossiers.
Installation et reprise des candidatures
L'équipe Xone360 a installé la licence unique sur le VPS du bureau d'études en trois jours. XpertNET, l'éditeur, prépare ce type de projet depuis plus de six ans. Les candidatures et postes des six derniers mois ont été repris, puis quatre personnes ont été formées.
Un parcours de recrutement commun
Chaque candidat suit les mêmes étapes : candidature, présélection, premier entretien, second entretien, offre, signature. Le statut, la date du dernier échange et la personne en charge figurent sur la fiche, visible par le responsable du poste.
Des convocations automatiques
Les convocations, rappels d'entretien et retours de visite partent seules à l'interlocuteur concerné. Un candidat sans réponse depuis cinq jours apparaît dans la liste du matin. Près de 90 % des relances de suivi sont automatisées, sans message standardisé.
Un parcours d'arrivée préparé
Dès la signature, la liste d'arrivée se déclenche : matériel, carte d'accès, tuteur, visite de l'atelier, premier point à une semaine. Le responsable voit ce qui manque avant le premier jour, et le nouvel arrivant reçoit son programme sans rien demander.
Mesuré quelques mois après.
Des ordres de grandeur observés par l'équipe du client, sans comparaison flatteuse ni promesse.
Délai de réponse aux candidats
Chaque candidat reçoit un accusé de réception en moins de deux jours ouvrés.
Profils présentés aux responsables
Deux fois plus de candidats atteignent le second entretien, faute de dossier oublié.
Intégrations préparées à l'avance
Chaque arrivée dispose d'un tuteur, du matériel et d'un programme avant le premier jour.
Économisées par poste pourvu
La chargée de recrutement gagne quatre heures sur chaque offre, consacrées aux entretiens.
Le retour de l'équipe.
Pris après la phase de formation, sur le fonctionnement réel plutôt que sur les intentions du projet.
« Je sais le matin qui n'a pas de nouvelles depuis cinq jours. Avant, je le découvrais quand le candidat appelait lui-même. »
Camille Ferrand Chargée du recrutement, Bordeaux
Le même parcours chez vous.
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